Aanvragen
Een aanvraag is iets wat een klant van je wil en wat jij opvolgt, zoals terugbellen, een offerte of een klus. De assistent legt hem vast uit een gesprek, bericht of chat: wie er contact opnam, waar het over gaat en hoe urgent het is. Je vindt ze onder Inbox → Aanvragen. Dit artikel legt uit hoe een aanvraag daar komt en hoe je hem opvolgt.
Een Kijker kan aanvragen lezen. De status en de notities wijzigen kan een Bewerker of Beheerder.
Hoe een aanvraag ontstaat
Je kunt zelf geen aanvraag toevoegen of verwijderen. Een aanvraag ontstaat op een van deze manieren:
- De assistent legt de aanvraag vast tijdens het gesprek. Daarvoor staat Aanvragen vastleggen aan, op het tabblad Taken van de assistent. Dat is standaard zo.
- De assistent legde tijdens het gesprek niets vast, maar de analyse achteraf ziet dat het een echte aanvraag was. Ook daarvoor staat Aanvragen vastleggen aan.
- De klant wil per sms, WhatsApp of webchat dat iemand contact opneemt. Dit werkt ook als Aanvragen vastleggen uit staat. Zo'n aanvraag krijgt de urgentie Urgent.
Een nieuwe aanvraag begint altijd op Open. Is er in hetzelfde gesprek al een afspraak geboekt, dan begint hij op Afspraak gemaakt. Een gesprek heeft hooguit één aanvraag: legt de assistent later meer vast, dan wordt dezelfde aanvraag aangevuld.
Een aanvraag of terugbelverzoek komt pas bij je binnen als je de klant kunt bereiken. In een sms-, WhatsApp- of telefoongesprek is dat het nummer van het gesprek. In de webchat vraagt de assistent eerst om een telefoonnummer of e-mailadres en zet hij dat in de aanvraag, tenzij het nummer al met een code is bewezen of je website het meegaf. Gaf je website een telefoonnummer of e-mailadres mee, of staat de klant al in je contacten, dan staat dat nummer bij de aanvraag en het e-mailadres bij Waar gaat het over, ook in je melding. Bij een afgeschermd nummer vraagt hij eerst een nummer om terug te bellen.
De assistent geeft elke aanvraag een urgentie: Noodgeval, Urgent, Regulier of Onbekend. Wat daaronder valt, staat in Technische instellingen.
De melding die je krijgt
Bij een nieuwe aanvraag en bij een terugbelverzoek gaat er een sms naar het Telefoonnummer voor meldingen en een e-mail naar het E-mailadres voor meldingen. Daarin staan de urgentie, het kanaal, de naam, het nummer, en als die bekend zijn het adres, waar het over gaat en de voorkeurstijd, met een link naar de aanvraag. Hing de klant op voordat alles genoteerd was, dan zegt de eerste regel dat. Een melding gaat niet naar elk teamlid: de twee adressen stel je voor het hele bedrijf in, zie Team en rollen.
De lijst
De lijst toont maximaal 200 aanvragen. Per aanvraag zie je Wanneer (met het kanaal eronder), Klant, Waar gaat het over, Voorkeurstijd, Urgentie en Status. Op je telefoon bel je de klant door op het nummer bij Klant te tikken. Naast Urgentie en Status staat een rondje met een i: ga erop staan, of klik of tik erop, voor de uitleg.
- Met de chips boven de lijst kies je een status: Open, Contact gehad, Afspraak gemaakt, Afgesloten of Alle. Zonder keuze zie je Open: wat je nog moet opvolgen.
- Bij Open staan de meest urgente aanvragen bovenaan: eerst Noodgeval, dan Urgent, dan de rest, en binnen elke groep de nieuwste eerst. Bij de andere chips staat de nieuwste bovenaan.
- Bij Urgentie filter je op urgentie.
- Kom je via een cijfer op Overzicht → Cijfers, dan zie je onder Alle de aanvragen uit die periode, zonder testaanvragen. Een regel boven de lijst noemt de periode, en Toon alles brengt je terug naar de hele lijst.
Zoeken op tekst kan hier niet. Een bekende klant vind je onder Klanten → Contacten.
De status bijhouden
De status wijzig je in de lijst of op de aanvraag zelf. Dat is jouw administratie: de klant krijgt er geen bericht van. Alleen Afspraak gemaakt kan vanzelf komen.
| Status | Gebruik |
|---|---|
| Open | Je moet de aanvraag nog opvolgen. Zo begint elke nieuwe aanvraag. |
| Contact gehad | Je hebt de klant gesproken of geschreven. |
| Afspraak gemaakt | Er staat een afspraak. Boekt de assistent tijdens het gesprek een afspraak, dan gaat de aanvraag vanzelf naar deze status, ook bij Cal.com en eTermin. |
| Afgesloten | Er hoeft niets meer te gebeuren, of hier komt niets meer van. |
Kies je weer Open bij een aanvraag die je al had opgevolgd, dan staat hij opnieuw open.
Open aanvragen staan ook onder Wacht op jou: op Overzicht → Vandaag en in de Inbox, en ze tellen mee in de teller naast Inbox. Dat kijkt 14 dagen terug. Zet je een aanvraag op Contact gehad, Afspraak gemaakt of Afgesloten, dan verdwijnt hij daar.
Een aanvraag openen
Klik op een regel in de lijst. Met ← Aanvragen bovenaan ga je terug naar de lijst. Op de kaart Aanvraag staan Telefoon, Adres, Waar gaat het over, Urgentie, Voorkeurstijd en Samenvatting, met Gesprek openen en, als die er zijn, Contact openen en Afspraak openen. Daaronder wijzig je de Status en schrijf je Je notities. Notities worden vanzelf bewaard zodra je het veld verlaat. Ze zijn voor je team en de assistent krijgt ze niet. Rechts staat het Transcript van het gesprek.
Naast het telefoonnummer staat hoe het nummer in het gesprek is bevestigd, bijvoorbeeld Bevestigd via nummerherkenning als de klant vanaf dat nummer belde of Bevestigd via sms-code, en anders Niet bevestigd. Een niet bevestigd nummer kan van iemand anders zijn: bel bij twijfel eerst terug. Zie Bevestigd of niet bevestigd. In de lijst staat hetzelfde label onder het nummer.
Dezelfde kaart staat ook op het gesprek in de Inbox, met Aanvraag openen. In de lijst Gesprekken zie je aan een label als Aanvraag · Open · Urgent welk gesprek een aanvraag heeft. Klik op dat label om de aanvraag te openen.
Aanvragen uit een test
Test je met Uitproberen en staat Acties echt uitvoeren aan, dan legt de assistent ook echt een aanvraag vast en krijg je ook de melding. Zo'n aanvraag krijgt het label Test en heeft geen link naar een gesprek. Hij staat wel in deze lijst, maar telt niet mee op Overzicht en staat niet onder Wacht op jou. Staat Acties echt uitvoeren uit, dan ontstaat er geen aanvraag.
Aanvragen buiten het dashboard
Via de API lees je aanvragen uit en werk je de status bij. Daar heten ze leads. Een open aanvraag heeft daar de status new of qualified, Contact gehad is contacted, Afspraak gemaakt is booked en Afgesloten is lost. Wil je een aanvraag meteen in je eigen systeem, gebruik dan een actie na het gesprek.
Aanvragen blijven staan als een gesprek na de ingestelde bewaartermijn wordt verwijderd, zie Technische instellingen.