Problemen oplossen: afspraken
Bij de Ingebouwde agenda bepaalt de dienst welke tijdslots de assistent en de boekingspagina mogen aanbieden, en komen geboekte afspraken in de gekoppelde agenda. Met Cal.com of eTermin regelt dat systeem de tijden en de boeking, en gelden de instellingen van een dienst niet. Gaat er iets mis, dan zit de oorzaak meestal in de beschikbaarheid van de dienst, de agendakoppeling of een prompt die de dienst tegenspreekt. Hieronder de meest voorkomende problemen. Diensten en koppelingen wijzig je als Bewerker of Beheerder; een Kijker ziet die schermen niet.
Symptomen, oorzaken en oplossingen
| Symptoom | Waarschijnlijke oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| Geen vrije tijdslots aangeboden | Afspraken maken staat uit of er is geen dienst gekozen, beschikbaarheid te smal, minimale aankondiging te hoog, buffer, boekingsvenster te kort, of de agenda staat vol | Controleer de taak, verruim de beschikbaarheid, verlaag de minimale aankondiging, controleer de agenda |
| Tijdslots in de verkeerde tijdzone | Tijdzone van de dienst (met Cal.com: van je bedrijf) verschilt van die van je agenda; met eTermin komen de tijden uit dat systeem | Zet de tijdzones gelijk; controleer de tijden met eTermin daar |
| Afspraken verschijnen niet in Google Agenda of Microsoft 365 | De toegang werkt niet meer, of er is geen of een andere agenda gekozen | Kies Opnieuw koppelen en controleer Account en Agenda om in te boeken |
| Cal.com-boeking mislukt | API-sleutel ongeldig, verkeerd event type id, of de klant gaf geen e-mailadres | Controleer de sleutel en het id, en vraag om een e-mailadres |
| Herinneringen worden niet verzonden | Geen herinneringsmoment ingesteld, bevestigingen uit, geen e-mailadres of geen mobiel nummer van de klant, geen sms-geschikt nummer, of afspraak te kort vooraf gemaakt | Stel de momenten in, schakel de bevestigingen in en controleer de nummers |
| Klant kan niet verplaatsen of annuleren | Klanten mogen verplaatsen of Klanten mogen annuleren staat uit | Zet de optie aan |
| Openbare boekingspagina geeft een foutmelding | Verkeerde bedrijfs- of dienst-slug, dienst verwijderd, of geen abonnement | Kopieer de link opnieuw en controleer je abonnement |
| Assistent noemt tijden buiten de beschikbaarheid | Prompt spreekt de dienst tegen | Verwijder tijden uit de prompt |
| Dubbele afspraken op hetzelfde tijdstip | Geen agenda gekoppeld, of de toegang werkt niet meer, dus bezette tijden in je agenda tellen niet mee | Koppel Google Agenda of Microsoft 365, of kies Opnieuw koppelen |
De assistent biedt geen vrije tijdslots aan
Een tijdslot wordt alleen aangeboden als het binnen de Beschikbaarheid van de dienst valt, ver genoeg in de toekomst ligt (Minimale aankondiging (uren)), niet te ver vooruit ligt (Boekingsvenster (dagen)) en vrij is, inclusief de Buffer tussen afspraken (min). Bezette tijd is elke afspraak van je bedrijf, ook van een andere dienst, en wat bezet is in de agenda's die je bij de dienst hebt gekozen. De tijden lopen in stappen van de duur, vanaf het begin van elk tijdblok: past de duur niet in een blok, dan levert dat blok geen tijdslot op.
- Open de assistent, ga naar het tabblad Taken en controleer of Afspraken maken aan staat en of bij Dienst de juiste dienst staat.
- Open de dienst onder Afspraken → Diensten en controleer de Beschikbaarheid. Bij Zelfde als openingstijden past een Beheerder de tijden aan onder Instellingen → Bedrijf, op de kaart Openingstijden. Staan die uit, dan gelden kantoortijden.
- Verlaag Minimale aankondiging (uren) en Buffer tussen afspraken (min) als die te streng staan.
- Verhoog Boekingsvenster (dagen) als klanten verder vooruit willen boeken.
- Controleer of de gekoppelde agenda's niet vol staan met blokkades, ook die bij Ook controleren op bezet.
Gebruik je Cal.com of eTermin, dan komen de tijden uit dat systeem. Controleer de beschikbaarheid dan daar.
Zie Afspraken.
Tijdslots staan in de verkeerde tijdzone
De assistent en de boekingspagina noemen tijden in de tijdzone van de dienst; je agenda toont ze in haar eigen tijdzone. Biedt de assistent 14.00 uur aan terwijl de agenda 13.00 uur toont, dan staan die twee niet gelijk. Bij Zelfde als openingstijden volgt de dienst de tijdzone van je bedrijf, die een Beheerder aanpast onder Instellingen → Bedrijf. Bij Eigen tijden kies je de Tijdzone op de kaart Boekingsregels van de dienst. Zet deze tijdzone gelijk aan die van je agenda. Met Cal.com gebruikt de assistent de tijdzone van je bedrijf, die een Beheerder aanpast onder Instellingen → Bedrijf; met eTermin komen de tijden uit eTermin. De tijdzone van een dienst geldt dan niet voor de assistent.
Afspraken verschijnen niet in je agenda
Afspraken worden aangemaakt met het account dat je hebt gekoppeld. Controleer onder Instellingen → Koppelingen of die koppeling de melding Koppel je agenda opnieuw toont; kies dan Opnieuw koppelen. Controleer daarna bij de dienst onder Agendasynchronisatie of bij Account die koppeling staat en of Agenda om in te boeken de agenda is die je bedoelt.
Bij de Ingebouwde agenda staat elke geboekte afspraak onder Afspraken → Planning, ook als het agenda-item niet gemaakt kon worden. Zo'n afspraak komt niet alsnog in je agenda. Met Cal.com of eTermin staat de boeking alleen in dat systeem. Test je met Uitproberen via Bellen of Chatten, dan worden afspraken alleen gesimuleerd, tenzij je Acties echt uitvoeren aanzet. Bij Echt bellen wordt echt geboekt. Met eTermin verandert verplaatsen of annuleren tijdens een gesimuleerde test wel de boeking in eTermin.
Een Cal.com-boeking mislukt
Open de assistent, ga naar het tabblad Taken en controleer bij Afspraken maken de velden Cal.com event type id en Cal.com API-sleutel. Een verlopen of ingetrokken sleutel laat het ophalen van tijden en het boeken mislukken. Controleer ook of het id bij het juiste evenementtype hoort. Maak bij twijfel in Cal.com een nieuwe sleutel aan, zet hem onder Instellingen → Koppelingen met Vervangen in de bestaande koppeling, en plak het id opnieuw.
Cal.com vereist een e-mailadres: heeft de klant er geen, dan kan de assistent niet boeken. Met eTermin controleer je op dezelfde plek eTermin-dienst-id, eTermin-basis-URL en eTermin API-sleutel.
Herinneringen worden niet verzonden
Herinneringen gaan uit op de momenten bij Herinneringen (uren vooraf), op de kaart Bevestigingen & herinneringen van de dienst, via dezelfde kanalen als de bevestigingen: Bevestiging per e-mail en Bevestiging per sms. Staan beide uit, dan gaan er geen herinneringen uit. Een e-mail vraagt om een e-mailadres van de klant, en dat is in een gesprek niet verplicht. Een sms gaat niet naar een vast nummer en vraagt om een sms-geschikt nummer bij je bedrijf. Wordt een afspraak meer dan anderhalf uur na het herinneringsmoment geboekt (bijvoorbeeld een afspraak over 2 uur bij een herinnering 24 uur vooraf), dan is het verzendmoment al voorbij en wordt de herinnering overgeslagen. Boekingen in Cal.com of eTermin krijgen geen herinnering van ons. Zie Afspraken en Problemen oplossen: sms en e-mail.
De klant kan niet verplaatsen of annuleren
Verplaatsen en annuleren zijn twee aparte opties op de kaart Boekingsregels van de dienst: Klanten mogen verplaatsen en Klanten mogen annuleren. Op de pagina achter de link in de bevestiging staat alleen de knop van de optie die aan staat. Bij een geannuleerde of afgeronde afspraak staan er geen knoppen. Staan beide opties uit, dan staat er geen link in bevestigingen en herinneringen. Het bevestigingsscherm van de boekingspagina toont altijd Deze afspraak verplaatsen of annuleren; op de pagina daarachter staan dan geen knoppen. Zet je een optie later aan, dan krijgen eerder verstuurde berichten zonder link die niet alsnog; de volgende herinnering bevat de link wel.
Tijdens een gesprek kan de assistent bij de Ingebouwde agenda alleen verplaatsen of annuleren als het telefoonnummer in het gesprek hetzelfde is als bij de afspraak. Met Cal.com kan hij alleen boeken. Met eTermin heeft hij het boekingsnummer nodig.
De openbare boekingspagina geeft een foutmelding
De boekingspagina heeft de vorm https://<dashboard-domain>/nl/book/<business-slug>/<service-slug>.
- Het bedrijf is niet gevonden: de bedrijfs-slug in de link klopt niet.
- De dienst is niet gevonden: de dienst-slug klopt niet. De dienst is verwijderd, of de slug is aangepast met Bewerken bij Boekingslink; de oude link werkt dan niet meer. Kopieer de link opnieuw bij Boekingslink, op de kaart Boekingsregels van de dienst.
- Boeken is niet beschikbaar zonder abonnement: boeken via de pagina kan alleen met een abonnement. Links in bestaande bevestigingen blijven wel werken.
De assistent noemt tijden buiten de beschikbaarheid
Staan er tijden in de prompt ("wij plannen afspraken tussen 8.00 en 18.00 uur") die ruimer zijn dan het schema van de dienst, dan kan de assistent die tijden noemen. Boeken lukt dan niet: elke boeking wordt gecontroleerd tegen de beschikbaarheid van de dienst, en een tijd daarbuiten wordt geweigerd. Verwijder alle tijden en beschikbaarheidsregels uit de prompt: de dienst is de enige bron van waarheid voor wat geboekt kan worden.
Dubbele afspraken op hetzelfde tijdstip
Afspraken die via de assistent of de boekingspagina zijn geboekt, tellen altijd mee als bezet, over al je diensten heen. Wat buiten ons om in je agenda staat, zien we alleen met een gekoppelde agenda. Zonder koppeling, of als de toegang niet meer werkt, kan een klant dus een tijd boeken die in je agenda al bezet is. Koppel Google Agenda of Microsoft 365 bij de dienst onder Agendasynchronisatie, of kies Opnieuw koppelen, zodat bestaande afspraken de beschikbaarheid blokkeren. Gebruik je meer agenda's, kies die dan bij Ook controleren op bezet. Boekingen in Cal.com of eTermin tellen niet mee voor de beschikbaarheid van een dienst.
Nog steeds problemen?
Staat je probleem er niet bij of helpt de oplossing niet? Meld het via Een probleem melden en vermeld de naam van de dienst, de link naar het gesprek en het gewenste tijdslot.