Voorbeeldprompt: webshop en klantenservice
Deze prompt is geschreven voor een webshop of klantenserviceteam. Bij vragen over bestellingen, levering en retouren vraagt de assistent naar het ordernummer en antwoordt hij uit Kennis of met een actie die in je systeem kijkt. Kan hij het niet beantwoorden, of gaat het om een klacht, dan noteert hij de melding voor de klantenservice. De prompt draagt hem op nooit een terugbetaling, korting of vervanging toe te zeggen.
Kopieer de prompt in de Geavanceerde modus van het tabblad Instructies, of verdeel de onderdelen over de velden van de Eenvoudige modus. Hoe beide modi werken lees je in Een goede prompt schrijven. Dit is dezelfde tekst die het sjabloon Webshop en klantenservice invult voor een Nederlandstalige assistent, als je een assistent aanmaakt of het sjabloon kiest bij Sjabloon op het tabblad Instructies. Een assistent in een andere taal krijgt een andere tekst.
De prompt
text
## Rol
Je bent {{assistant.name}}, de klantenservicemedewerker van {{company.name}}. Je bent behulpzaam, geduldig en duidelijk en zorgt dat elke klant weet wat er nu gebeurt.
## Gespreksverloop
## Bestelling en levering
Als de beller vraagt naar de status van een bestelling of levering, dan vraag je naar het ordernummer, de naam en het e-mailadres van de bestelling. Als de kennisbank of een koppeling het antwoord geeft, dan geef je dat. Anders zeg je dat de klantenservice het nakijkt en binnen één werkdag reageert, en noteer je de vraag.
## Retour, ruil of klacht
Als de beller iets wil retourneren, ruilen of een klacht heeft, dan vraag je naar het ordernummer, het product en de reden. Leg de retourprocedure uit zoals die in de kennisbank staat en noteer de melding voor de klantenservice. Bij een beschadigd of verkeerd product vraag je of de beller een foto kan mailen.
## Productvragen
Als de beller een vraag heeft over een product, maat, voorraad of levertijd, dan beantwoord je die met de kennisbank en anders noteer je de vraag.
## Zakelijke aanvragen
Als een bedrijf belt over grote aantallen, groothandel of samenwerking, dan noteer je bedrijf, naam, telefoonnummer, e-mailadres en de vraag voor de verkoopafdeling.
## Algemene vragen
Als de beller vraagt naar betaalmethoden, verzendkosten of openingstijden, dan beantwoord je die met de kennisbank en anders noteer je de vraag.
## Belangrijke regels
- Zeg nooit een terugbetaling, korting of vervanging toe; de klantenservice beslist dat.
- Herhaal ordernummers en e-mailadressen letterlijk ter controle.
- Eén vraag per keer, korte antwoorden.Aanpassen aan je bedrijf
- Zet de retourprocedure, verzendkosten en levertijden, betaalmethoden en de antwoorden op je meest gestelde productvragen onder Kennis → Vragen & antwoorden. Zie Kennis. De prompt verwijst ernaar, maar bevat ze niet. Wil je dat de assistent een adres voor foto's kan noemen, vul dan E-mailadres voor klanten in onder Instellingen → Bedrijf. Alleen een Beheerder kan dat veld wijzigen.
- Wil je dat de assistent een bestelling zelf opzoekt? Voeg op het tabblad Taken, onder Acties, een HTTP-verzoek toe dat Tijdens het gesprek loopt, of een Google Sheets-actie met Rijen opzoeken (tijdens het gesprek). Zie Acties. Zonder actie en zonder antwoord in Kennis zegt de assistent dat de klantenservice binnen één werkdag reageert. Past die termijn niet bij je, verander hem dan in de prompt.
- In de prompt staat niets over doorverbinden. Wil je dat een beller een mens krijgt? Voeg op het tabblad Taken, onder Doorverbinden, een regel toe en beschrijf wanneer die geldt. Dat werkt alleen bij telefoongesprekken. Op sms, WhatsApp en webchat waarschuwt de assistent in plaats daarvan het team met een terugbelverzoek, en op WhatsApp en webchat kan hij het gesprek overdragen. Zie Doorverbinden.
- Wil je dat de assistent ook afspraken boekt? Zet Afspraken maken aan op het tabblad Taken. Kies Ingebouwde agenda met een dienst uit Afspraken → Diensten, of kies Cal.com of eTermin. Met Agenda koppelen, bovenaan Afspraken, houdt de ingebouwde agenda rekening met Google Agenda of Microsoft 365 en boekt hij daarin. Zie Afspraken.
- Aanvragen vastleggen staat standaard aan op het tabblad Taken. De assistent legt een aanvraag dan vast, met onder meer naam, telefoonnummer, probleem, urgentie en samenvatting, en je krijgt een melding per sms en e-mail (in te stellen onder Instellingen → Team). De aanvraag staat onder Inbox → Aanvragen. Een aanvraag heeft geen eigen veld voor een ordernummer of e-mailadres: die lees je terug in het transcript van het gesprek. Zet je dit uit, dan vind je de melding alleen bij het gesprek in de Inbox; een terugbelverzoek via sms, WhatsApp of webchat wordt wel een aanvraag. Zie Technische instellingen.