Een telefoonnummer koppelen
Je assistent neemt pas echte gesprekken aan als je bedrijf een telefoonnummer heeft. Er zijn vier manieren om dat te regelen. Dit artikel loopt ze stuk voor stuk door en helpt je kiezen.
Alleen een Beheerder kan nummers toevoegen en verwijderen. Een Bewerker kan nummers toewijzen aan een assistent en hun label wijzigen.
Voor het kopen of registreren van een nummer heb je een actief abonnement nodig. Zonder abonnement kun je wel zoeken, maar blijven Bestellen en Registreren uitgeschakeld. Is je abonnement niet actief, dan neemt de assistent ook niet op bestaande nummers op: gesprekken worden geweigerd en sms'jes krijgen geen antwoord.
Optie 1: een nummer kopen in het dashboard
De snelste route: het nummer is direct klaar voor gebruik.
- Ga naar Instellingen → Telefoonnummers en klik op Nummer toevoegen. Bovenaan staat Nieuw nummer kopen.
- Kies het Land. We beginnen in het land van je bedrijf als we daar nummers hebben, en anders in het land dat je op de website koos. De landen staan verderop in dit artikel.
- Kies het Type: Vast (lokaal), bijvoorbeeld 020 of 010 in Nederland, Mobiel (06), Gratis (0800) of Landelijk.
- Kies bij Mogelijkheden wat het nummer moet kunnen: Bellen + sms of Alleen bellen. Welke combinaties beschikbaar zijn, hangt af van het type en het land.
- Vul eventueel Plaats (optioneel) in en klik op Nummers zoeken. Je ziet maximaal 10 nummers. Vind je niets, probeer dan een ander type, een andere plaats of Alleen bellen.
- Klik op Bestellen naast het nummer dat je wilt. Het nummer wordt meteen besteld, zonder aparte bevestiging. Bovenaan dit onderdeel staat: "Je betaalt maandelijks kosten aan de telefoonprovider." De zoekresultaten tonen geen bedrag. Je kunt maximaal 5 nummers per dag bestellen.
- Wijs het nummer toe aan een assistent. Dat kan op twee plekken:
- Op Instellingen → Telefoonnummers: kies de assistent bij Assistent voor inkomende gesprekken en eventueel bij Assistent voor uitgaande gesprekken.
- Bij de assistent: open het tabblad Kanalen, klap Telefoon & sms open en vink bij het nummer Beantwoordt inkomend en/of Belt uitgaand aan.
Je keuze wordt meteen opgeslagen. Elk nummer heeft één assistent voor inkomende gesprekken en één voor uitgaande; sms gebruikt dezelfde assistent als inkomende gesprekken. Hoort het nummer al bij een andere assistent, dan vragen we eerst of je wilt overschakelen. Staat Assistent voor inkomende gesprekken op Niet gekoppeld, dan neemt je eerste assistent op.
Een gekocht nummer werkt inkomend én uitgaand: de assistent neemt erop op, en je kunt het gebruiken voor uitgaande gesprekken, campagnes en sms-acties. Uitgaand bellen en campagnes zitten in de abonnementen Business, Pro en Enterprise, niet in Starter.
In de kolom Mogelijkheden staat bij een gekocht nummer altijd Bellen, Sms, ook als je op Alleen bellen hebt gezocht. Wil je sms gebruiken, zoek dan op Bellen + sms: dan krijg je alleen nummers die dat kunnen.
Optie 2: je bestaande nummer doorschakelen
Wil je je huidige nummer houden en niets veranderen aan je telefoonabonnement? Schakel het dan door naar je Yarla-nummer. Je hebt daarvoor een Yarla-nummer nodig (zie optie 1) dat aan je assistent is toegewezen.
Mobiele nummers: GSM-codes
Bij een mobiel nummer stel je doorschakelen in door een code in te toetsen in de telefoon-app en op bellen te drukken. Gebruik je Yarla-nummer in internationale notatie, bijvoorbeeld +31201234567.
| Code | Wanneer wordt er doorgeschakeld |
|---|---|
*21*<nummer># | Altijd (alle gesprekken) |
*61*<nummer># | Bij geen gehoor |
*67*<nummer># | Bij bezet |
*62*<nummer># | Bij onbereikbaar (toestel uit of geen bereik) |
Uitschakelen doe je met ##21#, ##61#, ##67# of ##62#. Met ##002# zet je alle doorschakelingen in één keer uit.
- Toets de gewenste code in, bijvoorbeeld
*61*+31201234567#. - Druk op bellen. Je telefoon toont een bevestiging dat de doorschakeling actief is.
- Herhaal dit voor elke situatie die je wilt doorschakelen (geen gehoor, bezet, onbereikbaar).
- Test het: laat een collega je bellen en neem niet op. De assistent moet nu opnemen.
Codes verschillen per provider
De exacte codes en welke doorschakelingen beschikbaar zijn, verschillen per provider en per abonnement. Werkt een code niet? Controleer het bij je provider.
Vaste nummers en VoIP
Een vast nummer of VoIP-nummer schakel je door via het klantportaal of de app van je provider. Zoek naar een instelling met de naam Doorschakelen (soms "call forwarding") en vul daar je Yarla-nummer in. Ook hier kun je meestal kiezen tussen altijd doorschakelen en alleen bij geen gehoor of bezet.
Let op bij VoLTE en 4G-bellen
Op sommige netwerken gaat doorschakelen bij geen gehoor pas in nadat je toestel zijn eigen beltijd heeft doorlopen. De beller hoort de telefoon dan eerst een aantal keer overgaan voordat de assistent opneemt. Op sommige VoLTE- of 4G-belabonnementen wordt de code *61* bovendien geweigerd. Stel de doorschakeling in dat geval in via de app of het portaal van je provider; daar kun je meestal ook de beltijd aanpassen.
Aanbevolen instelling voor een bedrijf
- Overdag: schakel door bij geen gehoor, bezet en onbereikbaar. Je neemt zelf op als je kunt; de assistent vangt alleen de gesprekken op die je mist.
- Buiten openingstijden: zet doorschakelen op altijd, zodat de assistent elk gesprek direct aanneemt. Zet het 's ochtends weer terug, of laat een medewerker dat doen.
Wat er gebeurt bij doorschakelen
Het gesprek komt bij ons binnen op je Yarla-nummer, en de assistent van dat nummer neemt op. Je bestaande nummer zelf wordt alleen gebruikt om gesprekken te ontvangen: uitgaande gesprekken en sms gaan via je Yarla-nummer. Geeft je provider het nummer van de beller door, dan herkent de assistent bestaande contacten en kun je de klant terugbellen.
Je bestaande nummer registreren is niet nodig om gesprekken te ontvangen. Wil je het wel in je lijst zien, volg dan Een bestaand nummer registreren met de soort Geïmporteerd / doorgeschakeld.
Optie 3: je nummer overzetten (porteren)
Wil je volledig overstappen, zodat je bestaande nummer ook uitgaand en voor sms bruikbaar is? Dan zet je het nummer over naar ons telefoonnetwerk. Het overzetten zelf start je niet in het dashboard.
- Neem contact met ons op via Ondersteuning in het menu Hulp, en noem het nummer of de nummers die je wilt overzetten. Zie je Ondersteuning niet, kijk dan in Een probleem melden hoe je ons bereikt.
- Zodra het overzetten klaar is, wijzen wij het nummer aan je account toe en laten we het je weten. Niemand anders kan het ondertussen registreren.
- Registreer het nummer: volg Een bestaand nummer registreren met de soort Geïmporteerd / doorgeschakeld.
- Controleer de kolom Gebruik. Staat daar Inkomend + uitgaand, dan hebben we het nummer bij onze carrier gevonden en gekoppeld.
Staat er Alleen inkomend, dan kende onze carrier het nummer nog niet toen je het registreerde. Registreer het dan opnieuw zodra wij hebben gemeld dat het overzetten klaar is, en wijs daarna weer een assistent toe: opnieuw registreren maakt de toewijzing leeg. Zie je "Support moet dit nummer eerst aan je account toewijzen", dan hebben we het nog niet toegewezen: neem contact op.
Goed om te weten:
- Controleer vooraf bij je provider of je contract de overstap toelaat.
- Hoe lang overzetten duurt, hangt af van het land en de provider.
- Tot het nummer is overgezet, blijft het bij je oude provider werken.
- Of sms mogelijk is, hangt af van het nummertype en het land.
Optie 4: een SIP-trunk vanaf je telefooncentrale
Heb je een eigen telefooncentrale (PBX)? Dan koppel je die met een SIP-trunk aan onze carrier, zodat gesprekken die op je centrale binnenkomen door de assistent worden beantwoord.
- Vraag de verbindingsgegevens van de SIP-connectie bij ons op via Ondersteuning in het menu Hulp, en noem het nummer of de nummers die je centrale gaat doorgeven. Zie je Ondersteuning niet, kijk dan in Een probleem melden hoe je ons bereikt. In het dashboard vul je geen SIP-gegevens in.
- Laat je PBX-leverancier (of jezelf) daarmee een SIP-trunk aanmaken naar onze carrier.
- Wij koppelen de nummers aan je trunk, wijzen ze aan je account toe en laten het je weten.
- Volg Een bestaand nummer registreren met de soort SIP.
Gesprekken die via de trunk binnenkomen, worden door de toegewezen assistent beantwoord. Het nummer dat de trunk doorgeeft, moet hetzelfde zijn als het nummer dat je hebt geregistreerd, en het gesprek moet via je eigen trunk binnenkomen: een gesprek op een nummer dat we niet kennen, of op jouw nummer via een andere verbinding, wordt niet aangenomen. SIP-nummers zijn altijd alleen inkomend.
Een bestaand nummer registreren
- Ga naar Instellingen → Telefoonnummers → Nummer toevoegen en kijk onder Bestaand nummer registreren.
- Kies bij Nummer het land en typ het nummer zoals je het thuis intoetst (een 0 aan het begin valt weg; het wordt opgeslagen als
+31201234567). - Kies de Soort: Geïmporteerd / doorgeschakeld of SIP.
- Vul eventueel een Label in.
- Laat Ondersteunt sms alleen aan als het nummer via onze carrier sms kan versturen. Zet het uit bij een doorgeschakeld nummer of een SIP-nummer: sms-acties, berichten over afspraken en meldingen aan jou gaan vanaf het eerste nummer met
SMSin de kolom Mogelijkheden. Heeft geen enkel nummerSMS, dan proberen we ze te versturen vanaf het eerste nummer in je lijst. - Klik op Registreren en wijs het nummer toe aan een assistent, zoals bij optie 1.
Een nummer kan maar in één account staan. Gebruikt een ander account het al, dan zie je "Dit nummer wordt al door een ander account gebruikt".
Een nummer intypen bewijst niet dat het van jou is. Daarom kun je een overgezet nummer of een SIP-nummer pas registreren nadat wij het aan je account hebben toegewezen (optie 3 en 4). Tot die tijd zie je "Support moet dit nummer eerst aan je account toewijzen". Voor een doorgeschakeld nummer is die stap niet nodig, maar het staat dan alleen in je lijst: gesprekken ernaar bereiken de assistent via je Yarla-nummer, nooit via deze regel.
Een nummer verwijderen
Een beheerder verwijdert een nummer met Verwijderen op Instellingen → Telefoonnummers, na een bevestiging. Een nummer dat je in het dashboard hebt gekocht, geven we tegelijk terug aan de telefoonprovider: het kost dan niets meer en je krijgt het niet terug. Lukt dat teruggeven op dat moment niet, dan blijft het nummer in je lijst staan; probeer het zo opnieuw. Een doorgeschakeld, overgezet of SIP-nummer verdwijnt alleen uit je lijst.
Welke optie past bij je?
| Optie | Inkomend | Uitgaand | Sms | Insteltijd |
|---|---|---|---|---|
| Nummer kopen | Ja | Ja | Afhankelijk van het nummer | Direct |
| Doorschakelen | Ja | Alleen via je Yarla-nummer | Alleen via je Yarla-nummer | Enkele minuten |
| Overzetten | Ja | Ja | Afhankelijk van nummertype en land | Afhankelijk van land en provider |
| SIP-trunk | Ja | Nee | Nee | Afhankelijk van je PBX-leverancier |
Twijfel je? Begin met doorschakelen. Dat is binnen een paar minuten geregeld en je kunt later altijd nog overzetten.
De kolom Gebruik
Op de pagina Instellingen → Telefoonnummers zie je per nummer de kolom Gebruik:
- Alleen inkomend – het nummer wordt alleen gebruikt om gesprekken te ontvangen. Dit geldt voor SIP-nummers en voor geregistreerde nummers die niet bij onze carrier staan, zoals een doorgeschakeld nummer.
- Inkomend + uitgaand – het nummer kan ook zelf bellen. Dit geldt voor gekochte nummers en voor geregistreerde nummers die bij onze carrier staan, zoals een overgezet nummer. Je hebt minimaal één zo'n nummer nodig voor uitgaande gesprekken en campagnes. Een SIP-nummer, of een doorgeschakeld nummer dat niet bij onze carrier staat, kan nooit uitbellen: de nummerweergave zou dan een nummer tonen waar we niet voor kunnen instaan.
Voor sms'jes die geen antwoord op een binnengekomen sms zijn (sms-acties, berichten over afspraken en meldingen aan jou) kijkt het systeem niet naar deze kolom, maar naar SMS in de kolom Mogelijkheden. Een antwoord op een binnengekomen sms gaat vanaf het nummer waarop dat bericht binnenkwam.
Per land
Je kunt nummers kopen in Nederland, België, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Spanje, Italië, Polen, Portugal, Oostenrijk, Zwitserland en de Verenigde Staten. Welke nummers je vindt, hangt af van wat onze carrier op dat moment beschikbaar heeft.
- Sms – of een nummer sms kan versturen en ontvangen, hangt af van het type en het land. Zoek op Bellen + sms om alleen zulke nummers te zien.
- Verenigde Staten – Amerikaanse nummers moeten eerst een 10DLC-registratie doorlopen voordat ze sms kunnen versturen. Dat regel je niet in het dashboard; neem contact met ons op.
- Andere landen – die staan niet in de keuzelijst. Heb je er een nummer nodig, neem dan contact met ons op.