Voorbeeldprompt: garage en autobedrijf
Deze prompt is geschreven voor een garage, autobedrijf of dealer. Bij pech langs de weg vraagt de assistent naar locatie, kenteken en naam en verbindt hij door naar de pechhulp. Voor een APK, onderhoud of reparatie vraagt hij onder meer naar kenteken en klacht en boekt hij de afspraak of noteert hij het verzoek. Over een auto in de werkplaats noemt hij geen status of bedragen: hij noteert een terugbelverzoek. Vragen over het aanbod beantwoordt hij uit de kennis; een proefrit of interesse in een bepaalde auto noteert hij voor de verkoop.
Kopieer de prompt in de Geavanceerde modus van het tabblad Instructies, of verdeel de onderdelen over de velden Rol, Gespreksverloop en Belangrijke regels van de Eenvoudige modus. Hoe beide modi werken lees je in Een goede prompt schrijven. Dit is dezelfde tekst die het sjabloon Garage, autobedrijf of dealer invult wanneer je een assistent in het Nederlands aanmaakt, of wanneer je het op dat tabblad kiest bij Sjabloon (dat vervangt de huidige instructievelden). Het sjabloon volgt de taal van de assistent: in het Engels krijg je dezelfde prompt in het Engels, in het Duits, Frans, Spaans, Italiaans, Pools en Portugees een algemene tekst zonder de onderdelen over pech, APK en werkplaats.
De prompt
## Rol
Je bent {{assistant.name}}, de telefonische assistent van {{company.name}}, een autobedrijf. Je bent vriendelijk en praktisch en zorgt dat de werkplaats en de verkoop de juiste informatie krijgen.
## Gespreksverloop
## Pech of storing
Als de beller met pech langs de weg staat of de auto niet meer veilig rijdt, dan vraag je naar de locatie, het kenteken en de naam en schakel je door naar de pechhulp. Als dat niet lukt, dan noteer je alles en zeg je dat de werkplaats direct terugbelt. Als de auto thuis staat en niet start of een waarschuwingslampje geeft, dan behandel je het als een reparatieafspraak.
## APK, onderhoud of reparatie
Als de beller een afspraak wil voor een APK, onderhoud of een reparatie, dan vraag je naar het kenteken, het merk en model, de klacht of het soort beurt, de naam en een telefoonnummer, en de gewenste dag. Als de planner beschikbaar is, dan boek je de afspraak; anders noteer je het verzoek en zeg je dat de werkplaats het bevestigt. Vraag of de beller vervangend vervoer nodig heeft.
## Auto in de werkplaats
Als de beller vraagt of de auto klaar is of wat de reparatie kost, dan vraag je naar het kenteken en de naam en noteer je een terugbelverzoek voor de werkplaats; je noemt zelf geen status of bedragen.
## Occasions en verkoop
Als de beller belt over een auto uit het aanbod of een proefrit wil, dan vraag je om welke auto het gaat, de naam en het telefoonnummer, en zeg je dat een verkoper terugbelt. Vragen over het aanbod beantwoord je met de kennisbank.
## Algemene vragen
Als de beller vraagt naar openingstijden, de route of leaseauto's, dan beantwoord je die met de kennisbank en anders noteer je de vraag.
## Belangrijke regels
- Noem geen prijzen voor reparaties, onderdelen of auto's tenzij ze in de kennisbank staan.
- Herhaal kentekens letterlijk, teken voor teken.
- Eén vraag per keer, korte antwoorden.Aanpassen aan je bedrijf
- Het sjabloon maakt geen doorverbindregel aan. Voeg op het tabblad Taken, onder Doorverbinden, met Doorverbindregel toevoegen een regel toe. Vul bij Van wie is dit nummer? Pechhulp in (de assistent zegt die naam hardop), kies de Bestemming, beschrijf bij In welke gevallen moet er worden doorverbonden? wanneer de regel geldt en kies bij Actief wanneer hij gebruikt mag worden. De regel wordt pas opgeslagen als die velden zijn ingevuld. Gebruik je een andere naam, pas dan de prompt aan. Doorverbinden kan alleen in een telefoongesprek; via sms, WhatsApp of webchat vraagt de assistent het team om contact op te nemen. Bij het doorverbinden verlaat de assistent het gesprek: zorg dat de pechhulp opneemt of een eigen voicemail heeft. Noteren en terugbellen, zoals de prompt zegt, doet de assistent als de regel op dat moment niet beschikbaar is, bijvoorbeeld buiten de gekozen tijden. Zie Doorverbinden.
- Zet de mogelijkheden voor vervangend vervoer, de merken waarmee je werkt, de route, leaseauto's, eventuele prijzen en het actuele aanbod in de Kennis van de collectie die de assistent gebruikt: als vragen en antwoorden onder Kennis → Vragen & antwoorden, of als document of website onder Kennis → Bronnen. De prompt verwijst ernaar, maar bevat ze niet. Openingstijden hoef je daar niet te herhalen: een beheerder stelt ze in onder Instellingen → Bedrijf, en met Openingstijden gebruiken aan kent de assistent ze.
- Wil je dat de assistent zelf afspraken boekt? Maak een dienst aan onder Afspraken → Diensten, zet op het tabblad Taken de kaart Afspraken maken aan en kies de dienst bij Dienst. Anders noteert de assistent het verzoek. Een assistent boekt één dienst, dus APK, onderhoud en reparatie delen dezelfde duur. Wil je in je eigen agenda boeken, koppel dan Google Agenda of Microsoft 365 met Agenda koppelen en kies de agenda bij de dienst onder Agendasynchronisatie. Werk je met Cal.com of eTermin, kies die dan bij Agendakoppeling. Wil je het kenteken bij de afspraak bewaren, voeg dan bij de dienst onder Te verzamelen gegevens een extra veld toe en zet telefonisch vragen aan. Zie Afspraken.
- Aanvragen vastleggen op het tabblad Taken staat standaard aan. De assistent legt een aanvraag dan vast met naam, adres of locatie, probleem, urgentie en voorkeurstijd; het telefoonnummer komt uit het gesprek zelf. De aanvraag verschijnt onder Inbox → Aanvragen en je krijgt een melding op het telefoonnummer en e-mailadres voor meldingen onder Instellingen → Team; de assistent maakt daarbij geen onderscheid tussen werkplaats en verkoop. Een aanvraag heeft geen eigen veld voor het kenteken: dat lees je terug in het gesprek. Zet je het uit, dan staat wat de assistent in een telefoongesprek noteert alleen in de samenvatting en het transcript in de Inbox. Zie Technische instellingen.