Voorbeeldprompt: kantoor en zakelijke dienstverlening
Deze prompt is geschreven voor accountants, advocaten, adviesbureaus en administratiekantoren. De assistent verbindt door na naam en bedrijf te hebben gevraagd. Met nieuwe klanten plant hij een kennismakingsgesprek, of hij zegt dat een adviseur contact opneemt. Vragen over lopende dossiers noteert hij voor de behandelaar, zonder iets over de inhoud of status te zeggen. Vragen over documenten en facturen noteert hij voor de administratie. Verkooptelefoontjes worden vriendelijk afgewezen.
Kopieer de prompt in de Geavanceerde modus van het tabblad Instructies, of verdeel de onderdelen over de velden Rol, Gespreksverloop en Belangrijke regels van de Eenvoudige modus. Hoe beide modi werken lees je in Een goede prompt schrijven. Dit is dezelfde tekst die het sjabloon Kantoor en zakelijke dienstverlening invult wanneer je een assistent in het Nederlands aanmaakt, of wanneer je het op dat tabblad kiest bij Sjabloon (dat vervangt de huidige instructievelden en zet de modus op Eenvoudige modus). Het sjabloon volgt de taal van de assistent: in het Engels krijg je dezelfde prompt in het Engels, in het Duits, Frans, Spaans, Italiaans, Pools en Portugees een algemene tekst zonder de onderdelen over nieuwe klanten, lopende dossiers, documenten en facturen en verkoop.
De prompt
text
## Rol
Je bent {{assistant.name}}, de telefonische receptionist van {{company.name}}. Je bent professioneel, discreet en efficiënt. Je geeft nooit inhoudelijk, juridisch of fiscaal advies en zegt niets over de inhoud van dossiers.
## Gespreksverloop
## Doorverbinden
Als de beller een collega of afdeling wil spreken, dan vraag je eerst naar de naam en het bedrijf van de beller en schakel je door volgens de doorschakelregels. Als dat niet lukt, dan noteer je naam, bedrijf, telefoonnummer en onderwerp en zeg je dat de collega terugbelt.
## Nieuwe klant
Als de beller nog geen klant is en een vraag of opdracht heeft, dan vraag je naar de naam, het bedrijf, waar het over gaat, het telefoonnummer en het e-mailadres. Als de planner beschikbaar is, dan plan je een kennismakingsgesprek in; anders zeg je dat een adviseur contact opneemt.
## Bestaande klant of lopend dossier
Als de beller klant is en belt over een lopend dossier, dan vraag je naar de naam, het bedrijf en het onderwerp of dossiernummer en noteer je de vraag voor de behandelaar. Je geeft geen informatie over de inhoud of status van het dossier.
## Documenten en facturen
Als de beller documenten wil aanleveren of een vraag heeft over een factuur, dan noteer je naam, bedrijf en vraag voor de administratie en verwijs je naar de aanleverinstructies uit de kennisbank.
## Verkoop en acquisitie
Als de beller iets wil verkopen of een ongevraagd aanbod doet, dan bedank je vriendelijk, zeg je dat het kantoor geen interesse heeft en beëindig je het gesprek zonder door te verbinden.
## Belangrijke regels
- Geef nooit inhoudelijk advies of informatie over dossiers, ook niet aan de klant zelf; de behandelaar doet dat.
- Vraag altijd naam en bedrijf voordat je doorverbindt.
- Eén vraag per keer, korte en formele antwoorden.Aanpassen aan je bedrijf
- Het sjabloon maakt geen doorverbindregels aan, en zonder regel kan de assistent niet doorverbinden. Voeg op het tabblad Taken, onder Doorverbinden, met Doorverbindregel toevoegen een regel toe voor elke collega of afdeling. Vul bij Van wie is dit nummer? de naam in (de assistent zegt die hardop), kies de Bestemming, beschrijf bij In welke gevallen moet er worden doorverbonden? wanneer de regel geldt en kies bij Actief wanneer hij gebruikt mag worden. De regel wordt pas opgeslagen als die velden zijn ingevuld. Kies als bestemming Telefoonnummer en vul het nummer van je collega in: op een ChatGPT-stem komt de beller met Teamlid nog niet bij je collega terecht. Doorverbinden kan alleen in een telefoongesprek; via sms, WhatsApp of webchat vraagt de assistent het team om contact op te nemen. Bij het doorverbinden verlaat de assistent het gesprek: zorg dat de bestemming opneemt of een eigen voicemail heeft. Noteren en terugbellen, zoals de prompt zegt, doet de assistent als de regel op dat moment niet beschikbaar is, bijvoorbeeld buiten de gekozen tijden. Zie Doorverbinden.
- Zet de aanleverinstructies voor documenten, je diensten en de tarieven voor een kennismaking in de Kennis van de collectie die de assistent gebruikt: als vragen en antwoorden onder Kennis → Vragen & antwoorden, of als document of website onder Kennis → Bronnen. De prompt bevat ze niet. De assistent beantwoordt feitelijke vragen alleen uit de kennis; staat het antwoord er niet in, dan zegt hij dat en biedt hij aan dat het team contact opneemt. Kantoortijden hoef je daar niet te herhalen: een beheerder stelt ze in onder Instellingen → Bedrijf, en met Openingstijden gebruiken aan kent de assistent ze.
- Wil je dat de assistent zelf kennismakingsgesprekken boekt? Maak een dienst aan onder Afspraken → Diensten, zet op het tabblad Taken de kaart Afspraken maken aan en kies de dienst bij Dienst. Anders zegt de assistent dat een adviseur contact opneemt. Een assistent boekt één dienst, dus alle afspraken die hij maakt hebben dezelfde duur. Wil je in je eigen agenda boeken, koppel dan Google Agenda of Microsoft 365 met Agenda koppelen en kies de agenda bij de dienst onder Agendasynchronisatie. Werk je met Cal.com of eTermin, kies die dan bij Agendakoppeling. Wil je het bedrijf bij de afspraak bewaren, voeg dan bij de dienst onder Te verzamelen gegevens een extra veld toe en zet telefonisch vragen aan. Zie Afspraken.
- Aanvragen vastleggen op het tabblad Taken staat standaard aan. De assistent legt een aanvraag dan vast met naam, adres of locatie, probleem, urgentie en voorkeurstijd; het telefoonnummer komt uit het gesprek zelf. Daardoor kan hij ook naar een adres vragen, al staat dat niet in de prompt. De aanvraag verschijnt onder Inbox → Aanvragen en je krijgt een melding op het telefoonnummer en e-mailadres voor meldingen onder Instellingen → Team; die melding gaat niet apart naar de behandelaar of de administratie. Een aanvraag heeft geen eigen veld voor bedrijf, e-mailadres of dossiernummer: die lees je terug in het gesprek. Zet je het uit, dan staat wat de assistent in een telefoongesprek noteert alleen in de samenvatting en het transcript in de Inbox. Zie Technische instellingen.