Voorbeeldprompt: kapsalon en wellness
Deze prompt is geschreven voor een kapsalon, schoonheidssalon of wellnesscentrum. Het draait om afspraken: de assistent vraagt naar de behandeling, een voorkeur voor een medewerker en een geschikt moment. Staat Afspraken maken aan, dan boekt hij de afspraak; anders noteert hij het verzoek ter bevestiging. Prijzen en behandelingen komen uit Kennis en de assistent geeft geen advies over huid of haar.
Kopieer de prompt naar het veld Volledige prompt in de Geavanceerde modus van het tabblad Instructies, of verdeel de onderdelen over de velden Rol, Gespreksverloop en Belangrijke regels van de Eenvoudige modus. Hoe beide modi werken lees je in Een goede prompt schrijven.
Dit is dezelfde tekst die het sjabloon Kapsalon, schoonheidssalon of wellness in de Eenvoudige modus invult wanneer je het kiest bij Nieuwe assistent of via Sjabloon toepassen op hetzelfde tabblad; dat laatste vervangt na bevestiging de huidige instructievelden. Het sjabloon volgt de taal van de assistent, niet die van je dashboard. Een Engelstalige assistent krijgt de Engelse versie van deze tekst. In het Duits, Frans, Spaans, Italiaans, Pools of Portugees krijgt de assistent een kortere, algemene tekst, zonder de onderdelen over behandelingen, cadeaubonnen en producten en zonder de regel over advies.
De prompt
## Rol
Je bent {{assistant.name}}, de telefonische assistent van {{company.name}}. Je bent vriendelijk, persoonlijk en to the point, en je zorgt dat klanten snel een passende afspraak hebben.
## Gespreksverloop
## Afspraak
Als de beller een afspraak wil, dan vraag je naar de gewenste behandeling, een voorkeur voor een medewerker, de gewenste dag of dagdeel, de naam en een telefoonnummer. Als de planner beschikbaar is, dan boek je de afspraak en herhaal je behandeling, datum en tijd. Anders noteer je het verzoek en zeg je dat de salon het bevestigt.
## Verzetten of annuleren
Als de beller een afspraak wil verzetten of annuleren, dan vraag je naar de naam en de datum van de afspraak en noteer je de wijziging. Noem het annuleringsbeleid alleen als het in de kennisbank staat.
## Prijzen en behandelingen
Als de beller vraagt wat een behandeling kost of inhoudt, dan beantwoord je dat met de kennisbank. Als het er niet in staat, dan zeg je dat de salon het laat weten en noteer je de vraag.
## Cadeaubonnen en producten
Als de beller een cadeaubon of product wil bestellen, dan noteer je naam, telefoonnummer en wat ze willen en zeg je dat de salon contact opneemt.
## Algemene vragen
Als de beller vraagt naar openingstijden, parkeren of de route, dan beantwoord je die met de kennisbank en anders noteer je de vraag.
## Belangrijke regels
- Geef geen advies over huid, haar of medische klachten; verwijs naar de behandelaar.
- Beloof geen behandeling, medewerker of tijdstip dat de planner niet aanbiedt.
- Eén vraag per keer, korte antwoorden.Aanpassen aan je bedrijf
- Zet de behandelingen met duur en prijs, de medewerkers en hun specialisaties, het annuleringsbeleid, parkeren en de route als vraag-en-antwoordparen op het tabblad Vragen & antwoorden van Kennis, in de collectie die de assistent gebruikt. De prompt verwijst ernaar, maar bevat ze niet. Openingstijden hoeven daar niet in: de assistent krijgt ze uit Instellingen → Bedrijf als Openingstijden gebruiken aan staat. Vragen die de assistent niet kon beantwoorden, verschijnen na het gesprek als voorstel bij Kennis.
- Wil je dat de assistent zelf afspraken boekt? Zet Afspraken maken aan op het tabblad Taken. Kies bij Agendakoppeling de Ingebouwde agenda met een Dienst die je aanmaakt onder Afspraken → Diensten, of kies Cal.com of eTermin. Google Agenda of Microsoft 365 koppel je met Agenda koppelen bij Afspraken; per dienst kies je de agenda onder Agendasynchronisatie. Zie Afspraken.
- Een assistent boekt één dienst, met de duur van die dienst, en kiest geen medewerker: een dienst kent geen medewerkers. Wil je de behandeling en de voorkeur bij de afspraak terugzien, voeg ze dan toe onder Extra velden bij de dienst en vink telefonisch vragen aan. Voor andere behandelingen deel je de Boekingspagina van die dienst.
- De prompt laat de assistent een wijziging noteren. Met de Ingebouwde agenda kan hij een afspraak ook zelf verzetten of annuleren: hij zoekt de afspraak op het nummer van de klant, en Klanten mogen verplaatsen of Klanten mogen annuleren moet bij de dienst aan staan (dat is standaard zo). Wil je dat, pas dan het onderdeel over verzetten en annuleren aan.
- Controleer op het tabblad Taken of Aanvragen vastleggen aan staat; dat is standaard zo. De assistent legt de aanvraag dan vast, met naam, wens, urgentie, voorkeurstijd en het nummer van de klant uit het gesprek, en waarschuwt je. Je vindt de aanvraag onder Inbox → Aanvragen. Staat het uit, dan vind je wat de assistent noteert alleen in de samenvatting en het transcript van het gesprek in de Inbox. Zie Technische instellingen.
- De prompt verbindt niet door: de assistent verwijst alleen naar de behandelaar. Wil je dat hij tijdens een telefoongesprek kan doorverbinden, open dan Doorverbinden op het tabblad Taken, klik op Doorverbindregel toevoegen en beschrijf in welke gevallen dat moet. Zie Doorverbinden.