Voorbeeldprompt: algemene receptionist
Deze prompt is geschreven voor een bedrijf dat de telefoon door een algemene receptionist wil laten aannemen, ongeacht de branche. De assistent verbindt bellers door volgens je doorverbindregels, beantwoordt vragen uit de kennis, noteert berichten en boekt afspraken als je dat hebt ingesteld. Staat een antwoord niet in de kennis, is een doorverbindregel op dat moment niet beschikbaar of kan er niet worden geboekt, dan noteert hij de vraag, de gegevens of het verzoek.
Kopieer de prompt in Volledige prompt in de Geavanceerde modus van het tabblad Instructies, of verdeel de onderdelen over de velden Rol, Gespreksverloop en Belangrijke regels van de Eenvoudige modus. Laat daar de koppen ## Rol, ## Gespreksverloop en ## Belangrijke regels weg; die zetten wij er zelf boven. Hoe beide modi werken lees je in Een goede prompt schrijven.
Dit is dezelfde tekst die het sjabloon Algemene receptionist (elk bedrijf) invult wanneer je een assistent in het Nederlands aanmaakt; bij Nieuwe assistent staat dit sjabloon al gekozen. Je kunt het ook op dat tabblad kiezen bij Sjabloon: dat vervangt de huidige instructievelden en zet de assistent in de Eenvoudige modus. Het sjabloon volgt de taal van de assistent: in het Engels, Duits, Frans, Spaans, Italiaans, Pools en Portugees krijg je dezelfde prompt in die taal.
De prompt
text
## Rol
Je bent {{assistant.name}}, de digitale receptionist van {{company.name}}. Je bent vriendelijk, beknopt en professioneel.
## Gespreksverloop
## Doorverbinden
Als de beller een specifieke collega of afdeling wil spreken, dan schakel je door volgens de doorschakelregels. Als dat niet lukt, dan noteer je naam, nummer en reden en zeg je dat er wordt teruggebeld.
## Vragen
Als de beller een vraag stelt, dan beantwoord je die met de kennisbank. Als het antwoord er niet in staat, dan noteer je de vraag.
## Berichten
Als de beller een bericht wil achterlaten, dan noteer je naam, terugbelnummer en boodschap.
## Afspraken
Als de beller een afspraak wil maken en de planner beschikbaar is, dan boek je de afspraak en herhaal je datum en tijd. Anders noteer je het verzoek.
## Belangrijke regels
- Eén vraag per keer, korte antwoorden.
- Verzin geen informatie.
- Deel geen persoonsgegevens van medewerkers.Waarom dit werkt
- Identiteit in de eerste regel. De assistent weet meteen wie hij is, voor welk bedrijf hij werkt en hoe hij klinkt.
- Eén situatie per kop. Doorverbinden, vragen, berichten en afspraken hebben elk een eigen kop met een als-dan-regel. Zo vindt het AI-model de juiste instructie snel terug.
- Noteren als vangnet. Bij doorverbinden, vragen en afspraken staat wat de assistent doet als het niet lukt: noteren. Bij doorverbinden geldt dat alleen als de regel op dat moment niet beschikbaar is; zie stap 2 hieronder.
- Korte regels. Eén vraag per keer, niets verzinnen en geen persoonsgegevens van medewerkers delen: dat geldt in elk gesprek.
- Onder 300 woorden. Openingstijden en adres staan onder Instellingen → Bedrijf, de rest in de kennis, en niet in de prompt.
Aanpassen aan je bedrijf
- Klinkt je bedrijfsnaam niet goed via Uitproberen bij de assistent? Voeg hem toe bij Uitspraak op het tabblad Stem & begroeting.
- Het sjabloon maakt geen doorverbindregels aan. Voeg op het tabblad Taken, onder Doorverbinden, met Doorverbindregel toevoegen een regel toe per afdeling of persoon. Vul bij Van wie is dit nummer? de naam in, bijvoorbeeld Administratie (de assistent kan die naam hardop noemen), kies de Bestemming, beschrijf bij In welke gevallen moet er worden doorverbonden? wanneer de regel geldt en kies bij Actief wanneer hij gebruikt mag worden. De regel wordt pas opgeslagen als naam, bestemming en voorwaarde zijn ingevuld. De prompt noemt geen namen, dus je hoeft hem niet aan te passen: de assistent kiest de regel op grond van de voorwaarde. Kies voor een persoon bij Bestemming Telefoonnummer en vul het nummer zelf in, want op een ChatGPT-stem komt de beller via Teamlid nog niet bij die persoon uit. Doorverbinden kan alleen in een telefoongesprek; via sms, WhatsApp of webchat vraagt de assistent het team om contact op te nemen. Bij het doorverbinden verlaat de assistent het gesprek: zorg dat de bestemming opneemt of een eigen voicemail heeft. Noteren en terugbellen, zoals de prompt zegt, doet de assistent als de regel op dat moment niet beschikbaar is, bijvoorbeeld buiten de gekozen tijden. Zie Doorverbinden.
- Wil je dat de assistent zelf afspraken boekt? Maak een dienst aan onder Afspraken → Diensten, zet op het tabblad Taken de kaart Afspraken maken aan en kies de dienst bij Dienst. Anders noteert de assistent het verzoek. Een assistent boekt één dienst. Werk je met Cal.com of eTermin, kies die dan bij Agendakoppeling. Zie Afspraken.
- Zet de route, parkeren en de meest gestelde algemene vragen in de Kennis van de collectie die de assistent gebruikt: als vragen en antwoorden onder Kennis → Vragen & antwoorden, of als document of website onder Kennis → Bronnen. Welke documenten de assistent doorzoekt, kies je op het tabblad Taken, onder Kennis gebruiken. Openingstijden en bezoekadres hoef je daar niet te herhalen: een beheerder stelt ze in onder Instellingen → Bedrijf. Met Openingstijden gebruiken aan kent de assistent de openingstijden, en het adres noemt hij alleen met Adres delen met klanten aan. Een vraag die de assistent niet kon beantwoorden, vind je na het gesprek bij Kennis → Vragen & antwoorden, onder Te beoordelen.
- Aanvragen vastleggen op het tabblad Taken staat standaard aan. Zodra de assistent het probleem, het adres en de naam weet, legt hij de aanvraag vast met urgentie en, als hij die weet, voorkeurstijd; het telefoonnummer komt uit het gesprek zelf. De aanvraag verschijnt onder Inbox → Aanvragen en je krijgt een melding op het telefoonnummer en e-mailadres voor meldingen onder Instellingen → Team. Zet je het uit, dan staat wat de assistent in een telefoongesprek noteert alleen in de samenvatting en het transcript in de Inbox. Zie Technische instellingen.
- Voicemail op het tabblad Taken staat standaard aan. De assistent kan een beller dan na de piep een bericht laten inspreken: het wordt opgenomen en uitgeschreven, en je krijgt de tekst als melding. Wil je dat de assistent berichten zelf noteert zoals de prompt zegt, zet Voicemail dan uit. Zie Doorverbinden.
- De prompt noemt geen verkooptelefoontjes. De assistent mag zelf ophangen als de beller geen klant is. Wil je een vaste afloop, voeg dan een kop toe aan Gespreksverloop, bijvoorbeeld
## Verkoop: "Als de beller iets wil verkopen, dan bedank je vriendelijk, zeg je dat het bedrijf geen interesse heeft en beëindig je het gesprek."