Flujos

Un flujo guía una llamada o un chat paso a paso. Lo construyes con tarjetas en un lienzo: una situación, una pregunta, algo que dice el asistente, una cita, una transferencia, una fila en tu hoja de cálculo. El asistente sigue las tarjetas, hace las preguntas con sus propias palabras y elige él mismo la rama siguiente, según lo que diga el cliente.

Lo encuentras en Asistentes → Flujos. Los flujos están en todos los planes. Los crean los editores y los administradores.

Opcional y avanzado

Los flujos son una función opcional y avanzada. No los necesitas: sin flujos tu asistente trabaja como siempre con sus instrucciones y tareas, y para la mayoría de las empresas eso basta. Usa un flujo solo cuando una conversación deba seguir siempre los mismos pasos fijos, como un parte de siniestro en el que siempre necesitas los mismos datos. Si no, empieza por las instrucciones.

Qué es un flujo

• Los flujos son de tu empresa. Cada asistente ve la misma lista en su pestaña Flujos y elige con Usar en este asistente cuáles inicia. Crea un flujo una vez y úsalo en varios asistentes.
• Un flujo va primero cuando su situación aplica. El asistente lee las situaciones de las tarjetas Cuando de los flujos que usa. En cuanto una aplica, sigue ese flujo. Si no aplica ninguna, trabaja como siempre con sus instrucciones. Un asistente sin flujos funciona exactamente igual que antes.
• El cliente manda. Si a mitad del flujo el cliente quiere claramente otra cosa, el asistente puede salir del flujo y ayudarle como siempre.
• Los cambios se guardan solos, como en todo el editor del asistente. No hay botón de guardar.

Los cuatro tipos de inicio

Al crear un flujo, eliges en Empieza cuando cuándo puede empezar. Puedes cambiarlo después en la cabecera del flujo.

Inicio	Cuándo se ejecuta
Empieza una llamada o un chat	En una llamada y en un chat, cuando la pregunta del cliente encaja.
Empieza una llamada	Solo en una llamada.
Empieza un chat	Solo en un chat: webchat, SMS o WhatsApp.
Se llama al subflujo	Solo cuando otro flujo lo llama con una tarjeta Subflujo. Úsalo para pasos que necesitas en varios flujos, como tomar los datos de un siniestro o una dirección.

En un flujo que empieza con una llamada o un chat, la tarjeta justo después del inicio decide cuándo se ejecuta:

• Tarjetas Cuando: son las situaciones a las que responde el flujo. Empieza en cuanto la petición del cliente encaja con una.
• Otra tarjeta, como Preguntar: el flujo se ejecuta al principio de cada llamada y cada chat, una vez. Útil, por ejemplo, para preguntar siempre primero el nombre. En una llamada empieza después de las primeras palabras de quien llama, porque el saludo es fijo.

No pongas tarjetas Cuando junto a otras tarjetas justo después del inicio. Un subflujo empieza directamente con sus pasos.

Las tarjetas

Añade una tarjeta con Añadir tarjeta, o desde la lista junto al lienzo. Las tarjetas están en tres grupos.

Conversación

Tarjeta	Qué hace
Inicio	Aquí empieza el flujo. Todos los flujos tienen una; no puedes eliminarla ni llevarle una línea.
Cuando	Una situación en palabras sencillas, en Cuando el cliente…, por ejemplo "quiere dar parte de daños en su coche". El asistente sigue esta rama cuando aplica. Pon varias tarjetas Cuando después de una tarjeta para crear una elección.
Decir	Algo que el asistente dice o explica, y luego sigue. Escribes la Instrucción.
Preguntar	Una pregunta. El asistente la hace con sus propias palabras y guarda la respuesta en Guardar la respuesta como, para que las tarjetas siguientes la usen como variable, por ejemplo {{damageDate}}. En Tipo de respuesta eliges Texto, Número, Sí o no o Fecha. Con Respuesta obligatoria desactivada, el flujo sigue cuando el cliente no quiere responder.
Subflujo	Ejecuta otro flujo (Flujo que ejecutar) y luego vuelve aquí. Solo aparecen los flujos que empiezan con Se llama al subflujo.
Volver	Vuelve al flujo que llamó a este.
Fin	Cierra: el flujo ha terminado. Escribe cómo cierra el asistente, por ejemplo: confirma lo que pasa ahora.

Tareas

Tarjeta	Qué hace
Conocimiento	Responde con tu conocimiento sobre un Tema y luego sigue.
Cita	Busca una hora libre, reserva, cambia o cancela una cita (Qué pasa). El asistente necesita Reservar citas activado en su pestaña Tareas.
Transferir	Transfiere la llamada. En A quién transferir escribes en palabras sencillas a quién, por ejemplo "el departamento de siniestros", y el asistente elige la regla de transferencia que encaja de su pestaña Tareas.
Solicitud	Guarda la petición del cliente como solicitud, con una Nota para la solicitud para tu equipo.

Conexiones

Una tarjeta Conexión ejecuta una tarea con una aplicación o un sistema, Ahora, durante la conversación o Después de la conversación. Una tarjeta después de la conversación solo se ejecuta si la conversación llegó de verdad a ella.

Tarjeta	Qué hace
Añadir fila a Google Sheet	Añade las respuestas como fila cuando termina la conversación.
Buscar en Google Sheet	Busca una fila al momento, por ejemplo un número de pedido.
Airtable / Baserow	Añade un registro o una fila a una tabla. Rellenas la clave, el Nombre de la tabla y las columnas en la tarjeta.
Llamar a un webhook	Envía las respuestas a tu propio sistema, o a una automatización de Activepieces, Make o n8n.
Correo / SMS / WhatsApp	Envía un mensaje después de la conversación. Consulta Enviar correo y SMS y WhatsApp.
Slack	Publica un mensaje en un canal de Slack después de la conversación.
Nota en el CRM	Registra la conversación en HubSpot o Pipedrive. Consulta HubSpot y Pipedrive.

Una tarjeta a la que aún le falta algo muestra Sin completar. Elígela para ver lo que queda en Pendiente en esta tarjeta.

Ejemplo: un parte de siniestro

Una aseguradora quiere que el asistente tome los datos de los daños de un coche siempre de la misma manera. Para eso hacen falta dos flujos: uno que reconoce la situación y un subflujo con las preguntas, que también pueden usar otros flujos.

Dar parte de daños del coche (Empieza una llamada o un chat)
  Cuando: el cliente quiere dar parte de daños en su coche
    Subflujo: Parte de siniestro
      Fin: confirma que el departamento de siniestros llama en un día laborable

Parte de siniestro (Se llama al subflujo)
  Preguntar: ¿En qué fecha ocurrieron los daños?   -> damageDate (Fecha)
  Preguntar: ¿Dónde ocurrió?                       -> damagePlace (Texto)
  Preguntar: ¿Cuál es la matrícula?                -> licensePlate (Texto)
  Preguntar: ¿Hubo algún herido?                   -> injured (Sí o no)
  Añadir fila a Google Sheet (después de la conversación)
  Volver

Crea primero el subflujo, para poder elegirlo en el primer flujo:

1. En la pestaña Flujos, elige Flujo nuevo. Llámalo "Parte de siniestro", elige Se llama al subflujo y elige Crear flujo.
2. Elige Añadir el siguiente paso debajo de la tarjeta de inicio (en un ordenador también puedes arrastrar una tarjeta desde la lista) y añade una tarjeta Preguntar. Escribe en Pregunta "¿En qué fecha ocurrieron los daños?", pon damageDate en Guardar la respuesta como y Fecha en Tipo de respuesta.
3. Añade las demás tarjetas Preguntar de la misma forma, después una tarjeta Añadir fila a Google Sheet (consulta más abajo) y una tarjeta Volver.
4. Pon el flujo en Activado en su cabecera.

Después, el flujo que lo inicia:

1. Vuelve con Todos los flujos y elige Flujo nuevo. Llámalo "Dar parte de daños del coche", elige Empieza una llamada o un chat y elige Crear flujo.
2. Después de la tarjeta de inicio, añade una tarjeta Cuando y escribe en Cuando el cliente…: "quiere dar parte de daños en su coche".
3. Después de la tarjeta Cuando, añade una tarjeta Subflujo y elige "Parte de siniestro" en Flujo que ejecutar.
4. Después de la tarjeta Subflujo, añade una tarjeta Fin: "Confirma que el departamento de siniestros llama en un día laborable."
5. Pon el flujo en Activado y activa Usar en este asistente.

Cuando alguien llama ahora y dice que le han dado un golpe al coche en un aparcamiento, el asistente hace las cuatro preguntas, guarda la fila y cierra. ¿Quieres una segunda situación, como "quiere cambiar su póliza"? Añade otra tarjeta Cuando después del inicio de "Dar parte de daños del coche".

Activar un flujo y usarlo en un asistente

Un flujo solo se ejecuta cuando se cumplen dos cosas:

1. El flujo está activado. Usa el interruptor Activado de la cabecera del flujo. Solo puedes activarlo cuando todas las tarjetas están completas; hasta entonces ves cuántas tarjetas necesitan atención. Un subflujo también tiene que estar activado.
2. El asistente lo usa. En la lista de la pestaña Flujos, activa Usar en este asistente en el flujo. La lista muestra para cada flujo si está activado y qué asistentes lo usan (Lo usa). Un asistente usa como máximo 10 flujos; los subflujos que llaman van incluidos y no cuentan.

Si añades una tarjeta sin completar a un flujo activado, el flujo sigue activado y tu trabajo se guarda como siempre. La cabecera dice entonces Las llamadas y los chats se saltan este flujo hasta que se configuren … tarjetas. Así, una tarjeta a medias nunca llega a un cliente. En cuanto todas las tarjetas estén completas, el flujo vuelve a funcionar solo.

No puedes eliminar un flujo mientras un asistente u otro flujo lo use: ves quién lo usa y lo quitas primero allí. Duplicar crea una copia desactivada, con "(copy)" detrás del nombre.

Los flujos se ejecutan en llamadas, en el webchat, por SMS y por WhatsApp. En la pestaña Instrucciones de un asistente que usa flujos aparece un aviso con un enlace a la pestaña Flujos.

Probar un flujo con Probar

Abre Probar en la cabecera del editor con el flujo abierto. El panel se abre junto al lienzo y espera a que se guarde tu último cambio, también el del flujo.

• Llamar ejecuta los flujos de llamadas (Empieza una llamada o un chat y Empieza una llamada); Chatear, los flujos de chats (Empieza una llamada o un chat y Empieza un chat).
• Cada vez que el asistente avanza un paso en un flujo, ves flow_step en Herramientas usadas.
• Con Ejecutar las acciones de verdad desactivado, las tarjetas de conexión y las citas solo se simulan. Actívalo para ver una fila real en tu hoja de cálculo.

Las pruebas de la pestaña Pruebas son chats, así que allí también se ejecutan los flujos de chats. Consulta Probar tu asistente.

Conexiones

Añadir una fila a una Google Sheet

1. Prepara una vez tu hoja de cálculo y la cuenta de servicio, como en Google Sheets.
2. Añade una tarjeta Añadir fila a Google Sheet donde el flujo ya tiene las respuestas, por ejemplo al final de "Parte de siniestro".
3. Rellena el Id de la hoja de cálculo, el Nombre de la hoja y la Cuenta de servicio de Google.
4. En Columnas, asigna a cada encabezado de columna una plantilla, por ejemplo Fecha del daño a {{damageDate}} y Matrícula a {{licensePlate}}. Las variables integradas, como {{personNumber}} y {{summary}}, también funcionan.

La fila se añade después de la conversación, cuando el resumen ya está listo.

Nombre y apellidos desde tu CRM

Cuando HubSpot o Pipedrive busca al cliente Antes de la llamada, el asistente ya conoce su nombre y sus apellidos. Úsalo en un flujo:

• Pon a las tarjetas Preguntar del nombre los nombres de respuesta firstName y lastName. Si el CRM, o un contacto conocido, ya tiene el nombre, el asistente se salta esas preguntas.
• Una tarjeta que se ejecuta Ahora, durante la conversación recibe {{firstName}} y {{lastName}} en ambos casos.
• En una tarjeta después de la conversación, {{firstName}} y {{lastName}} también contienen el nombre: lo que dijo el cliente, o lo que ya tenía el CRM cuando se saltó la pregunta.

La búsqueda se hace al empezar una llamada, una conversación por SMS o una conversación de WhatsApp. En el webchat solo se hace cuando el cliente ha confirmado su número con un código.

Un webhook para una automatización de Activepieces, Make o n8n

Activepieces, Make y n8n inician una automatización desde un webhook y, desde ahí, llegan a miles de aplicaciones.

1. Empieza tu automatización con un disparador de webhook y copia su dirección.
2. En el flujo, añade una tarjeta Llamar a un webhook donde las respuestas ya se conocen y pega la dirección.
3. Elige Después de la conversación para enviarlo todo cuando termine la conversación. Con la Plantilla del cuerpo vacía, la petición contiene todas las variables integradas más las respuestas del flujo en JSON, firmada con X-Yarla-Signature (consulta Webhooks).
4. O elige Ahora, durante la conversación cuando la automatización tiene que responder al momento, por ejemplo con un número de siniestro. En Guardar el resultado como le pones nombre a la respuesta, para que las tarjetas siguientes la usen.

Tienes recetas listas en Make y n8n.

Trabajar desde el móvil

El editor de flujos también está pensado para el móvil:

• El lienzo ocupa toda la pantalla. Arrastra con un dedo para moverte, pellizca para hacer zoom o usa Ver todo el flujo.
• Toca una tarjeta para abrir sus campos en la parte de abajo de la pantalla. El lienzo sigue visible encima.
• Arrastra una tarjeta para moverla. Al arrastrar no se abren sus campos.
• Mantén pulsada una tarjeta para abrir un menú con Editar, Añadir el siguiente paso, Duplicar y Eliminar. En un ordenador, haz clic derecho en la tarjeta. La copia aparece junto al original, con la misma línea hacia ella.
• Pantalla completa, en la barra de herramientas, hace que el editor ocupe toda la pantalla, sin el menú ni las pestañas de arriba. Tócalo otra vez para volver.
• Añadir el siguiente paso, encima de los campos, añade una tarjeta y la conecta al momento, sin arrastrar.
• Para conectar tú dos tarjetas, toca el punto de abajo de una tarjeta y después el punto de arriba de la otra. Toca una línea y elige Quitar la línea para quitarla.

En un ordenador ves tres columnas: las tarjetas, el lienzo y los campos de la tarjeta elegida. Arrastra una tarjeta de la lista al lienzo o haz clic en ella. Con Probar abierto, la lista de tarjetas se pliega en la barra de herramientas. Pantalla completa también funciona en un ordenador; pulsa Esc para volver.

Límites

• 50 flujos por empresa y como máximo 10 por asistente.
• 150 tarjetas por flujo, de las que como máximo 10 son tarjetas de conexión.
• Un flujo ocupa como máximo 200 KB. Si llegas a ese límite, quita tarjetas o acorta los textos largos.
• Los subflujos pueden llamar a otros subflujos, hasta 5 niveles. Un flujo no puede llamarse a sí mismo.

Artículos relacionados

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